Verplichte e-facturatie komt eraan

E-facturatie wordt in steeds meer landen verplicht. Zo moeten alle bedrijven in Duitsland vanaf dit jaar elektronische facturen kunnen ontvangen en vanaf januari 2028 moeten alle bedrijven e-facturen versturen. In België moeten alle bedrijven vanaf januari 2026 al e-facturen versturen en ontvangen via het Peppol-netwerk. Maar hoe zit dit in Nederland en hoe kun je je hier op voorbereiden? Dat lees je in het volgende artikel.

Wat is e-facturatie?

E-facturatie is het digitaal opstellen, verzenden, ontvangen en verwerken van facturen zonder dat er een papieren versie aan te pas komt. Maar let op, e-facturatie gaat verder dan een pdf per e-mail; een echte e-factuur is een gestructureerd bestand (bijv. XML of UBL) dat automatisch kan worden ingelezen en verwerkt door boekhoudsoftware. Deze elektronische facturatie is of wordt al verplicht in landen zoals Italië, België en Duitsland. Het verzenden van deze facturen gaat in de toekomst via een apart communicatiekanaal voor facturen: het Peppol-netwerk. De factuur wordt via Peppol in jouw administratie afgeleverd en kan daar op een eenvoudige manier worden verwerkt. 

Hoe zit dit in Nederland?

Op dit moment is e-facturatie in Nederland alleen verplicht wanneer bedrijven facturen sturen naar (Rijks-)overheden. Dit wordt ook wel Business to Government, afgekort B2G genoemd. Voor zakelijke transacties tussen bedrijven is het nog niet verplicht. 

De Europese Commissie heeft echter op 11 maart 2025 het wetsvoorstel VAT in the Digital Age (ViDA) unaniem aangenomen. Hiermee wordt e-facturatie voor transacties tussen bedrijven, oftewel Business to Business (B2B), verplicht in alle Europese lidstaten, waaronder Nederland.  Dit wetsvoorstel schrijft voor dat e-facturatie de norm moet zijn binnen de EU. In eerste instantie zullen de regels vooral van toepassing worden voor grensoverschrijdende transacties. De verwachting is dat er direct hierna ook een nationale verplichting wordt ingevoerd voor facturering binnen een lidstaat. Het lijkt erop dat elektronische facturen verplicht worden vóór 2030. België en Duitsland sorteren alvast voor op deze nieuwe Europese regelgeving.   

Waarom verplicht e-factureren? 

De belangrijkste reden voor de Europese Commissie om met ViDA e-facturatie in de hele EU te verplichten, is het vereenvoudigen van de btw-aangifte en het voorkomen van btw-fraude. Ieder jaar lopen de nationale overheden miljarden euro’s aan verwachte btw-inkomsten mis. Met de invoering van e-facturatie wordt het voor de overheid mogelijk om eenvoudiger, per factuur de btw-controles uit te voeren

Voordelen van e-facturatie

E-facturatie heeft ook veel voordelen voor bedrijven. Het zal even wennen zijn om e-facturatie te implementeren, maar de verplichte overgang brengt zeker veel voordelen met zich mee. 

• Snellere verwerking – facturen worden direct in de boekhouding ingelezen, wat handmatig werk scheelt.
• Minder fouten – omdat gegevens niet handmatig hoeven te worden overgenomen, is de kans op invoerfouten kleiner.
• Kostenbesparing – Geen print-, papier- of verzendkosten meer
• Snellere betalingen – e-factureren kunnen sneller worden verwerkt, wat leidt tot kortere betalingstermijnen.