De boekhouding staat nu veilig in AgroVision Finance

Dat je boekhouding altijd veilig staat en niet kwijt raakt als je PC crasht, was voor akkerbouwer Els Smits-Flipsen één van de belangrijkste redenen om te starten met AgroVision Finance. Dat je bovendien altijd bij je boekhouding kan, waar je ook bent en dat je niet meer met de facturen naar de boekhouder hoeft omdat deze al online staan, zijn voor haar grote voordelen van AgroVision Finance. In Juni 2018 is het bedrijf daarom overgestapt van Mifas Desktop naar AgroVision Finance (voorheen Mifas Online).

Els Smits-Flipsen runt samen met haar man en zoon al ruim 21 jaar een akkerbouwbedrijf in het prachtige Rottum, helemaal bovenin Groningen tegen de Waddenzee aan. Met bijna 150 ha land, waarvan deels huurland, verbouwt het bedrijf pootaardappelen, sjalotten, rode uien, suikerbieten, wintertarwe en gras. Vanaf het begin is het bedrijf al actief bezig met het verbeteren van de bodem en in navolging daarvan werd het familiebedrijf Smits-Flipsen vijf jaar geleden demobedrijf van Profytodsd. Dit houdt in dat ze gewasbeschermingsmiddelen en bodemverbeteraars uittesten in praktijkpercelen die elk jaar in juli bezocht kunnen worden door collega’s.

Het werkt heel eenvoudig

Naast de reguliere werkzaamheden op het land, is Els Smits-Flipsen ook degene die de boekhouding bijwerkt in AgroVision Finance. “Het werkt heel eenvoudig”, zegt Els. “Minimaal één keer per week start ik AgroVision Finance op. Ik zorg ervoor dat alle facturen in Billtobox staan, zowel de facturen die we betalen als de automatische betalingen. Billtobox is het online dossier bij AgroVision Finance; hierin worden alle facturen online bewaard en automatisch ingeboekt.

Ik download vervolgens in het inkoopboek de facturen vanuit Billtobox. Ik hoef geen facturen meer over te tikken, alles staat direct in AgroVision Finance. Ook de facturen die bestemd zijn voor het verkoopboek stuur ik daar naar toe. Vervolgens codeer ik ze en zet ze klaar om te betalen.”
Het coderen van de rekeningen gaat volgens Els erg handig in AgroVision Finance. “Bij elke volgende keer wordt de rekening herkend en automatisch gecodeerd. Dit scheelt heel veel tijd. Sommige facturen vragen wel iets meer aandacht, zoals de facturen van Agrico, omdat deze worden uitgesplitst/gecodeerd in meerdere rekeningnummers. Maar juist voor deze ingewikkelde facturen is die automatische herkenning in AgroVision Finance erg handig.”

Facturen zijn altijd heel makkelijk terug te vinden

Het familiebedrijf ontvangt de meeste facturen in pdf via de email. Hiervoor hebben ze een speciaal mailadres aangemaakt voor de facturen, zodat de facturen niet verdwijnen in de mailbox. “We controleren de facturen wel eerst nog even voordat we ze naar BilltoBox sturen. We laten onze leveranciers dus niet direct naar Billtobox sturen, omdat wij deze extra controleslag belangrijk vinden. Enkele facturen komen nog per post, deze scan ik direct via de Billtobox app op mijn telefoon.”
Els Smits-Flipsen vervolgt: “Het werken met Billtobox gaat meestal goed. Facturen zijn altijd heel makkelijk terug te vinden. Sommige rekeningen zijn wat langer onderweg voordat ze ingelezen zijn en ingeboekt. Hier moet je wel even rekening mee houden. Maar als je met regelmaat je facturen doorstuurt en niet wacht tot één dag voor de BTW-aangifte, is er niks aan de hand.”

De BTW heb ik snel geregeld met AgroVision Finance

De BTW heb ik overigens heel snel geregeld vanuit AgroVision Finance, vertelt Smits verder. Hiervoor ga je in AgroVision Finance naar “Uitwisseling” en vervolgens naar “Elektronische BTW-aangifte”. Vervolgens vul je de periode, het BTW-nummer en de vermogenscodes met betrekking tot de BTW-aangifte in en daarna bevestig je dit met OK. De aangifte verschijnt in het venster en je klikt op de knop “Versturen” en de aangifte wordt verstuurd naar de Belastingdienst.
“Ook de betalingen heb ik snel geregeld vanuit AgroVision Finance. Je opent de website van de bank en upload de klaargezette facturen vanuit AgroVision Finance en geeft de opdracht om de facturen te betalen. Dit vind ik een erg groot voordeel ten opzichte van de vorige desktop Mifas Desktop, want toen moest ik nog alle betalingen overtikken bij het internetbankieren, met de kans op fouten.”

De totale financiën worden gedaan door Els. Hiervoor heeft ze zo’n vijf à zes keer per jaar contact met haar accountant, Flynth. Een keer per jaar wordt het boekhoudrapport met de accountant besproken waar alle drie de maten bij aanwezig zijn. “Het is dan erg handig dat je niet met de facturen naar de boekhouder hoeft omdat deze al in AgroVision Finance staan. De boekhouder kan hier ook bij via zijn programma”.
“We maken regelmatig een planning aan de hand van wat we verwachten wat aan financiën nog binnenkomt of wat er nog moet worden betaald, zodat we weten wat we nog kunnen/moeten investeren. Hierbij geeft AgroVision Finance veel inzicht. De Liquiditeitsbegroting in AgroVision Finance hebben we hiervoor nog niet gebruikt. Daarin moet ik me nog eerst in verdiepen, maar het zou zeker interessant kunnen zijn”, geeft Els Smits-Flipsen aan. “Andere rapporten zoals de Debiteuren/Crediteuren kaart en het rapport ‘Openstaande posten’ vraag ik wel regelmatig op. Met deze rapporten krijg je inzicht in wie nog niet betaald hebben of welke rekeningen we zelf nog niet hebben betaald. Dit zijn dus zeer handige overzichten”.

Mocht je PC crashen dan ben je je boekhouding niet kwijt

“Een van de belangrijkste voordelen van AgroVision Finance vind ik dat ik de boekhouding niet kwijt ben, wanneer de PC crasht”, sluit Els af. “Daar moet je toch niet aan denken! In AgroVision Finance staat de complete boekhouding, inclusief alle facturen veilig opgeslagen bij AgroVision. Ik hoef dus ook geen back-ups meer te maken of updates te installeren. Dat gaat nu allemaal vanzelf”.